El concepto de archivo no sólo abarca todos los aspectos relacionados con la administración de aquellos lugares donde se depositan los contenidos o documentos audiovisuales que genera(n) una(s) institución(es) u organismo(s), sino que reconoce todas las funciones que se realizan para la recuperación, catalogación, conservación, custodia y acceso de éstos. Entre las distintas instituciones que hoy día tienen archivos audiovisuales en el mundo, se pueden citar las siguientes:

1. La de los propios archivos audiovisuales nacionales, que son en sí organismos que actúan a nivel nacional y que tienen por misión documentar, conservar y hacer accesible públicamente todo el patrimonio audiovisual del país o una parte significativa en materia informativa. A menudo son financiados por el Estado y comprenden muchos de los archivos mundiales más grandes y conocidos de películas, televisión y grabaciones sonoras. Estos archivos disponen a veces de un considerable volumen de recursos destinados a la restauración y la reconstrucción de películas, programas y grabaciones a las que se suponen posibilidades comerciales. Cuando en el país de que se trate existen disposiciones en materia de depósito legal, lo más probable es que sean estos archivos los que reciban el material correspondiente. Los servicios de acceso pueden ser numerosos y cubrir todo el abanico de la exhibición pública, la comercialización, el apoyo profesional y las investigaciones privadas. Pueden abarcar servicios técnicos especializados y de asesoría; a menudo complementan, atienden y coordinan las actividades de archivo audiovisual de otras instituciones del país(4) . Su función es análoga a la de las bibliotecas, los archivos o los museos nacionales; en algunos casos, son departamentos de esas entidades y en otros casos son instituciones aparte, de dimensión y autonomías comparables.

2. La de los productores y medios de radiodifusión, que son archivos que existen en estaciones de radio, canales de televisión y entidades productoras de audio y vídeo, los cuales contienen el inventario o catálogo de sus programas, y que se conservan casi siempre como demostración de sus actividades realizadas, activos empresariales o institucionales, o bien muy a menudo, con fines comerciales o de preservación; la utilización de estos archivos se realiza teniéndolos comos recursos audiovisuales para la redifusión o producción de nuevos contenidos. También en sus acervos, se incorporan todas las grabaciones del material en bruto como, entrevistas y efectos sonoros y, a veces, otro tipo de materiales escritos como guiones o documentación relacionada con los contenidos archivados que dan nacimiento a los llamados archivos de programación (5).

3. La de los museos audiovisuales, que además de preservar y mostrar artefactos (cámaras, proyectores, fonógrafos, carteles, publicidad y artículos efímeros, vestuario y objetos de recuerdo), presentan imágenes y sonidos en un contexto de exhibición pública, con fines educativos y de entretenimiento. Dentro de esta categoría, los museos de cine forman un grupo reconocible que va creciendo, mientras que otros se centran en los medios de radiodifusión o en el sonido grabado. En realidad, la mayoría de los archivos audiovisuales son museos audiovisuales, como es el caso de muchas cinematecas o videotecas en el mundo.

4. La de los archivos universitarios, académicos y de investigación, que en todo el mundo existen dentro de numerosos centros educativos y de investigación conservando acervos de grabaciones sonoras, películas, vídeos o medios audiovisuales en general. Algunos se fundaron ante la necesidad de prestar servicios a los cursos universitarios, otros para conservar el patrimonio de la ubicación geográfica y la comunidad en la que está emplazada la institución. Algunos cumplen las dos funciones. Varios han evolucionado con el transcurso del tiempo hasta convertirse en entidades de envergadura de ámbito nacional o internacional. Algunos han diversificado sus recursos financieros y han establecido importantes programas de conservación, restauración y promoción.

5. La de los archivos, bibliotecas y museos en general que es tal vez el grupo más amplio de instituciones que han acumulado un volumen apreciable de material audiovisual que desean conservar de forma permanente. Este material es parte integrante de una colección o fondo previamente establecido.


4.En este sentido, se señalan los archivos temáticos y especializados que no se ocupan del patrimonio audiovisual general, sino que han optado por una especialización definida y a veces sumamente delimitada en torno a un tema o una materia, una localidad, un período cronológico dado o un formato determinado de película, vídeo o grabación sonora. También pueden acopiar materiales relacionados con grupos culturales, disciplinas universitarias o campos de investigación específicos como, a título de ejemplo, las colecciones sobre historia oral, las de música folklórica y los materiales etnográficos.
5. Archivos de películas o programas de televisión muy bien documentados que tienen lugar en cines, salas de proyección o espacios dedicados a la cultura y al arte (y poco frecuente en lugares comerciales como medio de acceso público). Las proyecciones pueden comprender elementos como una presentación hablada, acompañamiento musical en directo para las películas mudas, notas de los programas, un esfuerzo por obtener las copias de mejor calidad y la calidad general de las presentaciones. Op. cit. 1.
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