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Almacenar
un documento audiovisual con su soporte original y proteger su integridad,
significa ante todo que no se pierda la información que contiene,
pero también tratar de ofrecer a los archivos audiovisuales todas
las condiciones más favorables para su conservación y acceso actual
y futuro. De ahí que los archivos audiovisuales procuran almacenar
sus acervos en entornos estables donde la temperatura y el índice
de humedad son bajos, con lo cual se reduce al mínimo el riesgo
de degradación, se retrasa al máximo la fecha de caducidad y se
gana tiempo para su conservación.
Pero,
para cuidar los archivos audiovisuales a largo plazo, es necesario
tomar medidas deliberadas para garantizar su supervivencia, lo cual
en una perspectiva cronológica amplia suele equivaler a la adopción
de medidas institucionales. También la luz, los contaminantes atmosféricos,
los animales e insectos y la seguridad material, deben ser controlados
para prolongar la vida de los materiales o documentos que tienen
que almacenarse. Por ello, los requisitos ideales para un buen almacenamiento
varían considerablemente en función del tipo de material que se
deben conservar; por ejemplo, los distintos tipos de papel, las
películas, las cintas magnéticas y los discos de audio requieren
diferentes niveles de temperatura y humedad óptimos.
Lamentablemente,
la gran mayoría de los archivos audiovisuales se encuentran en condiciones
muy poco favorables para un funcionamiento adecuado; ya que a menudo
se trata de hacer que operen lo mejor posible con los medios disponibles,
procurando darle siempre un mínimo mantenimiento a instalaciones
físicas en condiciones poco favorables y en mal estado; ahí donde
existan tejados con goteras, ventanas rotas, cimientos poco firmes,
sistemas de detección y extinción de incendios, preparación para
catástrofes y vigilancia ambiental se pueden aplicar prácticas de
buena gestión y vigilancia(55).
- La catalogación
y documentación
Como
otras instituciones dedicadas a la recopilación de documentos, los
archivos audiovisuales deben observar normas estrictas a efectos
de documentar las adquisiciones, las consultas y demás operaciones;
y aún cuando se puede etiquetar y documentar de forma manual o,
preferiblemente informática(56), toda catalogación,
cuidadosamente organizada y controlada, se convierte en una indispensable
condición previa para la conservación de los archivos audiovisuales
y a fin de que puedan ser manejados y recuperados de manera segura.
Se entiende por catalogación la descripción intelectual del
contenido de una obra de conformidad con normas precisas y sistemáticas.
Como ocurre en otras instituciones dedicadas a la recopilación,
el catálogo del archivo audiovisual es el mecanismo fundamental
de acceso y el punto de partida de una investigación.
En
las bibliotecas, los procedimientos de catalogación y de asiento
o registro suelen estar integrados, pero en los archivos audiovisuales
lo normal es que estén separados: la catalogación es posterior
al registro manual o informático, pues no es fácil poner en circulación
los soportes hasta que se los ha sometido a control de inventario.
Puede que los archivos no cataloguen una obra hasta que ha pasado
mucho tiempo desde su registro. La razón es de orden pragmático
y se reduce a una cuestión de prioridades. Los recursos para la
catalogación se concentran en los sectores de los fondos donde la
demanda se considera mayor.
Como ocurre en las bibliotecas y museos, la catalogación en los
archivos audiovisuales es el resultado del trabajo de una disciplina
profesional(57); y los catálogos se elaboran
adaptados a necesidades institucionales particulares o al contexto
nacional (con inclusión de la lengua nacional y las consideraciones
culturales), pero siempre con arreglo a normas internacionales,
las cuales suelen modificarse en función de las reglas de catalogación
de las imágenes en movimiento y los sonidos grabados que establecen
la FIAF, la IASA, la AMIA, la FIAT y otras asociaciones dedicadas
a los documentos audiovisuales.
Y aún cuando existan normas aceptadas internacionalmente(58)
(incluso con un evidente retraso o sin ninguna continua actualización
por los vertiginosos cambios tecnológicos), no hay procedimientos
únicos para la catalogación de los archivos audiovisuales y su posterior
almacenamiento; no sólo se necesitan diferentes condiciones de situación
o ubicación física de acuerdo con los distintos tipos de soporte,
también diferentes tipos de registro, información, control, manejo,
gestión y tratamiento para su conservación.
La propia naturaleza de los medios audiovisuales también obliga
a documentar con precisión las operaciones que los archivos audiovisuales
realizan internamente con sus fondos. Una vez definidas,
las características técnicas y la condición de cada soporte deben
registrarse de modo apropiado. De ahí que hoy día haya surgido la
denominada indexación(59), parte fundamental
de la catalogación y etapa esencial de la documentación que enriquece
la información que se tenga sobre cualquier archivo.
En
el caso de las copias de conservación, esta medida es particularmente
indispensable. Para poder supervisar a lo largo del tiempo el deterioro
de una señal sonora o de vídeo en una cinta o la atenuación de los
colores en una bobina de película, los conceptos y la terminología
deben ser claros, y la documentación precisa y coherente(60).
Muchos archivos han elaborado sistemas efectivos de información
codificada para poder registrar con eficacia esta información. En
definitiva, la gestión del almacenamiento y los desplazamientos
internos de los distintos soportes y, cuando procede, de los sistemas
de préstamo, debe ser rigurosa.
Igualmente,
se señala los beneficios que se pueden tener para los archivos audiovisuales
una buena organización de sus acervos o fondos. Por ejemplo, todo
acervo audiovisual siempre tendrá la posibilidad de ser utilizado
para enriquecer y mejorar los programas de televisión y radio solo
si pueden ser rápida y fácilmente ubicados y recuperados. Pero,
los procedimientos laborales y profesionales en los archivos audiovisuales
se convierten en complejos sistemas multidisciplinarios: no sólo
tienen la responsabilidad de mantener la autenticidad y garantizar
la integridad de la documentación y materiales que se les han confiado,
protegiéndolos de los daños materiales, la censura o la alteración
deliberada, sino que toda selección, protección y accesibilidad
a su acervo audiovisual se debe hacer a nombre del interés público
y regirse por normas objetivas ya sean políticas, económicas, sociológicas
o ideológicas como cuestiones morales o éticas que estén en vigor.
En toda labor de copia, conservación y restauración, es fundamental
documentar lo que se hace y las decisiones que se adoptan con vistas
a mantener a largo plazo la integridad de la obra(61).
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55.
De hecho, aunque los acervos estén muy bien ordenados y almacenados,
la supervisión constante debe ser siempre una actividad fundamental
de todo archivo audiovisual. Por ejemplo, en condiciones de almacenamiento
no controlado, las alteraciones bruscas y sostenidas de temperatura
o de humedad pueden poner en peligro la totalidad de los fondos.
El moho y los hongos se alimentan de las partes orgánicas de los
soportes y pueden propagarse como fenómenos de degradación por contagio,
lo cual provoca una reacción en cadena en otros soportes adyacentes.
56. Existen varios sistemas informáticos patentados
para los archivos audiovisuales, y algunos entre ellos muy específicos,
preparados llave en mano o en exclusiva para ellos. Pero, una posibilidad
inmediata es utilizar el programa informático gratuito de la UNESCO,
WINISIS, o preparar un sistema propio basado en los programas informáticos
de acceso público. Los formatos informáticos normalizados y recomendados
por organizaciones profesionales dedicadas a la documentación y
archivos, permiten el registro y tratamiento organizado de datos,
así como su flujo e intercambio; y cuando resulte práctico e indicado,
será útil registrar los datos en varios idiomas para facilitar el
acceso y el intercambio a escala internacional.
57. La catalogación audiovisual es una de las
distintas disciplinas centradas en la documentación, cuyo desarrollo
profesional cuenta con estudios especializados propios. En este
sentido, el catalogador que le da el tratamiento documental al material
audiovisual seleccionado y recopilado, tiene que preparar las descripciones
intelectuales conociendo los fondos de los archivos en profundidad.
El tema, el tipo de medio, la descripción técnica, el origen, el
periodo cronológico, el género y la situación del material en lo
que respecta al derecho de autor son algunos de los elementos que
pueden establecer el ámbito de unos fondos. Han de instituirse mecanismos
de documentación, registro, gestión física y acceso. Aunque la gestión
incumbe al archivo, los fondos no tienen que alojarse obligatoriamente
en un edificio sujeto a su control; pueden contratarse servicios
de almacenamiento ajenos al propio archivo. Op. cit. 2.
58. La armonización en el ámbito audiovisual de
las distintas normas de catalogación, que tienen orígenes históricos
diversos, y la revisión de los manuales y las normas mínimas sobre
datos y metadatos son tareas en curso en las que colaboran los catalogadores
de todo el mundo. La vinculación de bases de datos, posible gracias
a la informática, ha servido para racionalizar el volumen de la
catalogación repartiéndolo entre muchas instituciones, gracias a
lo cual van mejorando las perspectivas de que en el futuro la documentación
sea exhaustiva. Op. cit. 2.
59. Se llama indexación a la separación de la
estructura y del contenido para ser procesados de un modo totalmente
distinto. Se pretende un tratamiento independiente de los diferentes
elementos textuales, visuales, sonoros, etc., que componen un documento.
Estos contenidos se acompañan de un codigo de identidad, firma electrónica,
establecida en el momento de la recolecta. Así, durante recolectas
sucesivas, solos los contenidos realmente nuevos son objeto de una
indexación y un inmediato almacenamiento. La identificación permite
seguir la evolución de los contenidos a través de diferentes soportes
físico. Para los contenidos nuevos, la fase siguiente es la indexación
automática que consiste en la extracción de los datos textuales
permiten clasificar estos contenidos. El objetivo es poder proceder
permanentemente una investigación semántica en los archivos. Ciertos
formatos son menos indexables que otros; y especialmente los extractos
de vídeo o transcripciones de sonidos, con técnicas de extracción
todavía poco fiables, demasiadas costosas y muy diferentes en relación
con los textos alfanuméricos. En todos los casos, la indexación
de los contenidos puede ser enriquecida automática por el contexto
alimentado por los datos de la estructura. También un mismo contenido
encontrado o referenciado en varios soportes, o que corresponda
a diversas épocas, podrá enriquecer su indexación. Por otro lado,
una imagen puede ser indexada automáticamente gracias a los posibles
textos que las acompañan; y un extracto de vídeo puede igualmente
ser indexado según los textos que le pueden servir de referencia,
o bien por las informaciones asociadas al sub-titulaje.
60. Un error puede acarrear serias consecuencias,
por ejemplo, si la descripción técnica de una reserva de película
determinada es inexacta y, en consecuencia, se le aplica un tratamiento
que la daña sin remedio.
61. Dado la fugacidad que suele rodear a los documentos
audiovisuales, puede que las medidas de adquisición y conservación
deban llevar aparejados componentes de vigilancia y urgencia; y
en un mundo en el que la titularidad y la explotación de los derechos
de autor revisten una dimensión comercial importantísima, los archivos
audiovisuales deben hallar el equilibrio entre estos derechos legítimos
y el derecho universal de acceso a la memoria pública, del cual
forma parte el derecho a que se garantice la supervivencia de una
obra publicada sin que los derechos de autor vengan a entorpecer
la labor. Fomenta este valor el concepto de depósito legal, habitual
en el caso de los libros y el material impreso que adquieren las
bibliotecas y en la actualidad paulatinamente ampliada a la esfera
de los documentos audiovisuales. Op. cit. 2
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