1.3 . Procedimientos de trabajo

También los archivos audiovisuales se pueden conceptualizar o definir a partir de cada una de las actividades laborales que realizan las personas profesionales responsables de su funcionamiento; en cada una de ellas, ya sea en etapas o procedimientos de trabajo, diferenciados y simultáneos, en los archivos audiovisuales como la selección y/o recopilación, el almacenamiento, la ingesta(51), la catalogación y/o documentación, la conservación, protección física y acceso. Es evidente que habrá que diferenciarlos de otros trabajos muy cercanos a esta actividad como es el caso de la documentación o la información sistematizada, la bibliotecología o la archivología, la museología o la curación de arte en galerías y exposiciones, ya que en el siglo XX surgió una nueva variante tecnológica de la memoria: la grabación sonora y la imagen en movimiento; de repente se consideró que su catalogación, conservación y acceso, deberían depender de una nueva actividad profesional y no de las que han generado otros campos dedicados a la documentación como los archivos administrativos o institucionales.

Es verdad que la gran mayoría de los archivos audiovisuales se dedican a recopilar material en lugar de producirlo; pero no tiene por qué ser así exclusivamente. La reedición y producción de nuevos documentos a partir de los materiales de los propios archivos audiovisuales es y ha sido, sin lugar a dudas, otro campo de actuación de estas instituciones. Es interesante el debate orientado a determinar hasta qué punto un archivo ha de actuar de productor además de recopilador.

• La selección y recopilación

Todo funcionamiento y desarrollo de los archivos audiovisuales, se inicia siempre con dos grandes etapas y procedimientos de trabajo:

1) La selección de los documentos donde existen exámenes y elecciones técnicas y materiales de soportes, así como procesos administrativos de negociaciones y transacciones contractuales, traslados y primeros inventarios; y

2) La recopilación de los documentos para archivar, en tanto que resultado de un proceso de investigación, detección y selección de información solicitada.

Aunque lo ideal de todo archivo audiovisual sea recopilar e incorporar sin discriminación alguna los documentos o materiales que se entreguen o se detecten, desde un punto de vista práctico y económico, este deseo casi siempre suele resultar imposible: es tal la cantidad de documentos audiovisuales que se pueden tener o encontrar ante una producción incesante en el mundo, que rebasa en mucho los recursos físicos, materiales, humanos o financieros con los que cuentan los archivos(52). De ahí que para decidir lo que se va y lo que no se va a recopilar, será necesario tener ciertos criterios o juicios de valor.

Un punto de partida para la mayoría de responsables de los archivos audiovisuales en su selección de documentos o contenidos ha sido el llamado principio de pérdida donde se plantea que: si existen motivos para lamentarse de la pérdida de un determinado contenido, hay razones para conservarlo; porque más allá de una posible advertencia ante el peligro de destrucción irreflexiva, y en contra o como un complemento de la afirmación de que: en un archivo, lo único que importa de verdad es la calidad de los fondos; lo demás es inventariar(53), se trata de fijar una pauta para adoptar ciertas decisiones concretas sobre la selección y la adquisición de los documentos o contenidos audiovisuales. Porque, ante un costo idéntico, ¿es preferible adquirir y conservar una parte específica reproducida en formato de alta calidad o la colección completa reproducida en formato de calidad inferior?

Otro criterio habitual y decisivo en la selección y adquisición para los archivos audiovisuales, es el de la producción nacional que es un punto de referencia, para conocer qué proporción se conserva. Para abordar esta cuestión, es necesario que los archivos audiovisuales se documenten sistemáticamente, elaborando filmografías, discografías y otros catálogos, directorios, guías o repertorios nacionales de vídeos y audios (parecidos a las bibliografías que publican las bibliotecas nacionales). En este contexto, toda producción nacional seleccionada en un archivo audiovisual, puede integrarse dentro del patrimonio audiovisual de un país en un sentido amplio, ya que la presencia de estos materiales repercute en la cultura nacional y la memoria pública.

No obstante, y al margen de los motivos que se tuvieron para seleccionar, recopilar e incorporar documentos audiovisuales, con el tiempo, también se pueden retirar o dar de baja(54). Pero, sea cual sea el motivo, muchos responsables de archivos en general, y audiovisuales en particular, este proceso de eliminación o de baja tiene la misma, o aún más, importancia que la decisión inicial de selección, ya que ha de gestionarse éticamente con mucho cuidado para no dañar la credibilidad de los archivos. En este sentido, puede que una vez eliminado o dado de baja, no sea ya posible recuperar documentos o contenidos audiovisuales de calidad al que no se dio la debida importancia en su momento; a diferencia de lo que ocurre con la letra impresa, puede que el documento audiovisual exista en una sola copia y no sobrevive lo suficiente como para poder marcha atrás.