Todos los documentos generados en la empresa son guardados en un mismo lugar, pudiendo gestionarse por mano de obra especializada en criterios de clasificación y custodia, ahorrando personal e instalaciones. Cuando un departamento necesita consultar un documento necesita seguir un protocolo o método para poder acceder al archivo central, firmar un recibí a su entrega y con posterioridad realizar una ficha de devolución. El tiempo y las labores burocráticas de este archivo pueden suponer un coste considerable para la empresa.
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